关于做好2018年度文件材料归档工作的通知

文章索引号: 486090535/201904-001  

文章作者:校档案馆时间:2019-04-01浏览:102

各二级学院、各部门:

   根据工作安排,学校2018年度形成的文件材料的归档工作即将开始,请各二级学院、各部门认真收集、整理本单位2018年度形成的文件材料,按归档要求移交至校档案馆。现就有关事项通知如下:

一、归档范围

2018111231,学校在党务和行政管理以及招生、教学、科研、基建、资产与设备、出版、外事、财会等各项管理和实践活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料均应归档。

(一)党政类:主要是党政管理部门以及群团系统所产生的文件材料。归档的重点以本校形成的不同形式、载体的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料;其次是上级和其他单位的来文、来电等。

(二)教学类:归档的主要内容包括教学管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生、教材等方面的文件材料。

(三)科研类:归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。

(四)基建类:归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、基建财务、器材管理等方面的文件材料。

(五)仪器设备类:归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料。

(六)出版物类:归档的主要内容包括综合管理、学校校报、学报、书稿、音像等文件材料。

(七)外事类:归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等文件材料。

(八)财会类:归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。

(九)声像载体类:重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

(十)实物类:具体类目条款,请参照《beplay体育投注各类档案归档范围和保管期限表》执行(详见校办公室网页“档案管理”栏目“学校档案工作规范”)。

二、归档要求

(一)各单位分管档案工作的负责人要加强对本单位归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,认真对照《beplay体育投注各类档案归档范围和保管期限表》,做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作,确保完整、准确、系统。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为已有或拒不归档。

(二)校党委、行政的文件材料,由校办公室收集归档;各单位的文件材料由本单位收集归档;文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

(三)归档的纸质文件材料包括文件正本、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料,底稿应保存原始手改稿,重要材料应保存历次手改稿。

(四)重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

(五)归档的文件材料原则上应是原件,凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

(六)归档的文件材料必须齐全、完整。兼职档案员在整理文件材料的过程中要逐件、逐项检查,确保不缺页,不漏项。

(七)归档的照片、声像、实物等文件材料,须标明人物名称、事由(事件)及时间等;归档的电子文件材料,须标明与纸质文件材料相符的标题及时间。

三、归档程序

(一)归档验收:文件材料移交时,交接双方须当面清点核对,档案馆按档案管理要求进行检查验收,不符合要求的退回归档部门,合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续:各归档单位兼职档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时,须填写“beplay体育投注档案移交(交接)登记表”(可从校办公室网页“资料下载”栏目下载),并一式两份,双方签字盖章后各留一份备查。

(三)移交地点及联系电话:校档案馆(会峰校区行政楼六楼601室),351101515955501889;邮箱:1142699073@qq.com

    (四)请兼职档案员关注beplay体育投注档案群(群号:182175376),加强档案工作联系。

四、归档时间

全校归档时间统一安排在415日至526日,各单位具体归档时间安排如下:

415-19

办公室、组织部、宣传部、人事处

422-26

科技处、教务处、监审处、发规处

56-11

学生处、财务处、国际交流与合作处、后勤管理与基建处、机关党总支

515-19

资产与设备处、保卫处、图书馆、工会

522-26

团委、后勤服务集团、继续教育学院、各二级学院

                                                                      校档案馆

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责任编辑:江涛

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